WERKWIJZE
The Dutch Republic gebruikt in haar projecten de Prince II-methodiek. Met deze methodiek kunnen projecten beter worden gestuurd
Prince II in het kort
Prince II is een projectmanagement methode opgesteld volgens de "best practise" manier. Dit wil zeggen dat alle positieve ervaringen, die meerdere keren aangegeven zijn als "de beste manier om dit te doen", op een hoop zijn geveegd en vervolgens rolt er deze adviserende methode uit. Prince II is geen wetboek van regels maar geeft aan wat door anderen ervaren is als de beste manier. Hoe de methode gebruikt wordt is per bedrijf en per persoon verschillend. Veel wordt gekozen voor deze methode, niet alleen om je te verzekeren van een goede werkende manier van project managen, immers er zijn projectmanagers c.q. projectleiders die zonder methode prima projecten kunnen managen c.q. leiden, maar ook om een bepaalde standaard manier van werken te creëren waardoor iedereen elkaar beter en sneller begrijpt. Het schaft een mogelijkheid het totale niveau van projectmanagement naar een hoger niveau te tillen.
Kenmerken van Prince II
Hoofdzakelijk onderscheidt Prince II zich ten opzichte van andere methodes op drie gebieden.
* Als eerste is Prince II zeer specifiek over de inrichting van de projectorganisatie. Welke personen moeten op welke plek zitten. Tevens de bijbehorende taken en verantwoordelijkheden worden nadrukkelijk genoemd. Deze rolverdeling loopt verder als een rode draad door de methode.
* Ten tweede ligt de nadruk sterk op de eerste twee fasen van het project. In deze fasen wordt er nog niet gewerkt aan de daadwerkelijke oplossing. Er wordt nagedacht, voorbereidt, gecommuniceerd, en afgesproken, maar nog niet aan de oplossing gewerkt. Eerst denken en dan pas doen is het motto. Er wordt met alle betrokken partijen en voor alle betrokken partijen duidelijk gesteld wat we gaan doen, wat we niet gaan doen, waarom we het eigenlijk gaan doen, wat gaat het kosten en hoelang gaan we er over doen.
* Ten derde probeert Prince II alle betrokkenen van stuurgroep tot projectmedewerker te richten op wat er precies opgeleverd moet worden. Hoe moet dat eruit zien, waar moet het aan voldoen, wat is erg belangrijk en wat is minder belangrijk, wie gaat het gebruiken en wat vinden deze personen belangrijk! Een nauw contact onderhouden met de klant c.q. gebruiker gedurende het hele project. Dit betekent los komen van denken en plannen in activiteiten en leren te denken en plannen en werken gericht op producten of resultaten die opgeleverd moeten worden. Iedere projectmanager is erop gericht resultaten en producten op te leveren. Maar wat wordt er opgeleverd en in hoeverre voldoet dit aan de verwachting van de klant. Onduidelijke en / of onzichtbare verwachtingen zijn de grootste risico's van een project.
Fasering
Een project wordt over het algemeen onderverdeeld in drie verschillende fases: de analysefase, de ontwikkelfase en de afrondingsfase. Hieronder staan deze fases kort beschreven.
Analysefase
De eerste fase is de analysefase. Hierin wordt nog niet ontwikkeld. In deze fase wordt door middel van een vastgesteld traject vastgelegd wat er precies ontwikkeld gaat worden. Daarnaast zal bepaald worden hoe de rest van het project ingericht zal worden. Dit alles wordt vastgelegd in een zogenaamd “project initiatie document” (PID). Dit document bevat naast alle belangrijke informatie over het project ook het functioneel ontwerp en een technisch ontwerp.
Ontwikkelfase Afrondingsfase Testen
Na de analysefase volgt de ontwikkelfase. Hierin wordt datgene wat in het Project Initiatie Document is vastgelegd ontwikkeld. Gedurende deze fase kan de opdrachtgever op gezette tijden ‘meekijken’ in de keuken van The Dutch Republic om zo de voortgang van het project te kunnen blijven volgen.
In de afrondingsfase wordt datgene wat ontwikkeld is aan de opdrachtgever opgeleverd. Dit gebeurt in enkele stappen:
Het systeem wordt op verschillende manieren getest. Allereerst wordt e.e.a. getest bij The Dutch Republic middels testplannen. Daarna krijgt de opdrachtgever de kans te kijken of datgene wat ontwikkeld is naar wens is.
Terugkoppeling Installatie Stabilisering Beheersing
Zijn er nog extra wensen dan kan dit door de klant worden aangegeven en vervolgens worden geďmplementeerd.
Het systeem wordt intern bij The Dutch Republic ontwikkeld. Uiteindelijk moet dit systeem “live” gaan. Het systeem wordt dan ook op een productie server overgezet nadat het op de ontwikkelservers uitvoerig getest is en de opdrachtgever tevreden is met het resultaat.
Het systeem wordt ook op de productieserver uitgebreid getest om te kunnen garanderen dat het voldoet aan de gestelde eisen. Het systeem moet dan ook stabiel opgeleverd worden. Een stress test kan onderdeel zijn van deze fase.
Om te zorgen dat iedereen tijdens het project goed op de hoogte blijft van wat er zich afspeelt worden tijdens het traject voortgangsrapportages, vergaderverslagen, requests for changes etcetera aan het gehele project team gestuurd. Hierdoor wordt het risico op onduidelijkheden kleiner gemaakt.